Datová schránka

Datová schránka je elektronická schránka sloužící k bezpečnému a rychlému přenosu dat a dokumentů mezi subjekty a státní správou. Systém byl v České republice zaveden v roce 2009 a od té doby se stal klíčovým nástrojem elektronické komunikace s úřady.

Povinnost mít datovou schránku

Od 1. ledna 2023 platí rozšíření povinnosti mít datovou schránku na všechny OSVČ a subjekty evidované v Registru osob (ROS) — tedy nejen firmy zapsané v obchodním rejstříku, ale také spolky, nadace, SVJ a další právnické osoby. Živnostníkům zaregistrovaným v živnostenském rejstříku je schránka zřizována automaticky.

Pokud máte datovou schránku, jste povinni ji aktivně sledovat a komunikovat s řadou úřadů elektronicky — například podání na Finanční správu musí být u subjektů s datovou schránkou podáno elektronicky. U jiných úřadů je elektronická komunikace přes datovou schránku preferována, ale konkrétní povinnosti se liší dle agendy.

Výhody datové schránky

• Právní jistota: Doručení datové zprávy je ekvivalentní doporučenému dopisu, má právní účinky.
• Rychlost: Zprávy jsou doručeny okamžitě, bez čekání na poštu.
• Bezpečnost: Přenos je šifrovaný, chráněný před neoprávněným přístupem.
• Úspora nákladů: Odesílání datových zpráv úřadům je zdarma; zprávy mezi soukromými subjekty jsou zpoplatněny.
• Archivace: Zprávy jsou uchovávány po dobu 90 dnů (pro dlouhodobé uchovávání slouží Datový trezor).

Typy datových schránek

• FO (fyzická osoba): Pro fyzické osoby, které nejsou podnikateli – dobrovolná.
• FO podnikající (OSVČ): Pro živnostníky – od roku 2023 povinná.
• PO (právnická osoba): Pro firmy, spolky a organizace – od roku 2023 povinná.
• OVM (orgán veřejné moci): Pro úřady, soudy a státní instituce.

Jak datovou schránku získat?

OSVČ a právnické osoby dostávají schránku automaticky – přihlašovací údaje přicházejí poštou do vlastních rukou. Fyzické osoby (nepodnikatelé) si mohou o schránku požádat dobrovolně na Czech POINTu nebo prostřednictvím identity.gov.cz.

Datová schránka a IČO

Každá datová schránka je propojena s IČO subjektu. V databázi ARES a v dalších veřejných registrech je ID datové schránky součástí profilu každého podnikatele. ID schránky najdete i v detailu subjektu na databaze-osvc.cz.

Závěrem

Datová schránka je dnes nezbytnou součástí podnikání v České republice. Pokud jste OSVČ nebo firma, automaticky ji máte zřízenou – přihlásit se do ní a začít ji aktivně používat je povinností i výhodou zároveň.